Oleh: Hidayat Tri Sutardjo
Dalam setiap aktivitas, baik secara pribadi maupun dalam organisasi, kita perlu memahami satu hal mendasar: untuk apa aktivitas tersebut dilakukan? Tanpa tujuan yang jelas, aktivitas mudah berubah menjadi rutinitas yang menghabiskan waktu, tenaga, dan sumber daya tanpa menghasilkan pencapaian yang berarti.
Dalam dunia manajemen, salah satu pendekatan yang menekankan pentingnya tujuan adalah MBO (Management by Objectives) atau manajemen berdasarkan tujuan. Konsep ini memberikan ruang bagi anggota organisasi untuk mengelola pekerjaannya secara lebih mandiri, sekaligus memberikan fleksibilitas dalam pelaksanaan operasional agar organisasi dapat bekerja secara lebih efektif.
Prinsip utama MBO adalah adanya kejelasan tanggung jawab dan peran setiap anggota organisasi. Setiap orang perlu memahami apa yang harus dilakukan, mengapa hal tersebut harus dilakukan, dan hasil apa yang diharapkan dari aktivitas tersebut. Dengan demikian, aktivitas setiap individu tidak berjalan sendiri-sendiri, tetapi menjadi bagian dari upaya bersama untuk mencapai tujuan organisasi.
Peter Drucker mengingatkan pentingnya menghindari “jebakan aktivitas” (activity trap), yaitu kondisi ketika seseorang begitu sibuk menjalankan berbagai aktivitas sehari-hari, tetapi lupa terhadap tujuan utama dari aktivitas tersebut. Seseorang dapat terlihat sangat sibuk, bekerja keras, menghadiri berbagai rapat, menyusun laporan, dan menyelesaikan berbagai tugas, tetapi pada akhirnya belum tentu memberikan kontribusi yang berarti terhadap pencapaian tujuan organisasi.
Fenomena tersebut dapat terjadi dalam dua kondisi. Pertama, organisasi atau individu sangat bersemangat menjalankan berbagai aktivitas, tetapi tidak memahami mengapa aktivitas tersebut harus dilakukan. Kedua, organisasi atau individu justru kurang bersemangat karena tidak mengetahui tujuan dan alasan di balik aktivitas yang harus dijalankan.
Karena itu, kejelasan tujuan menjadi kunci dalam menentukan aktivitas apa yang perlu dilakukan dan mengapa aktivitas tersebut harus dilakukan. Di sinilah MBO memberikan tuntunan. MBO merupakan pendekatan yang sistematis dan terorganisasi yang mendorong manajemen untuk berfokus pada pencapaian tujuan serta memperoleh hasil terbaik dari sumber daya yang tersedia.
Lima Langkah Dasar MBO
Pada dasarnya, penerapan MBO dilakukan melalui lima langkah utama:
- Merumuskan tujuan organisasi.
- Menyusun strategi yang didukung oleh seluruh anggota organisasi.
- Mengembangkan tujuan pada setiap bagian dan individu, sehingga tujuan organisasi dapat diterjemahkan menjadi sasaran antarbagian dan personal.
- Menyusun standar kinerja bagi seluruh komponen organisasi.
- Melakukan penilaian kinerja secara periodik untuk mengetahui tingkat pencapaian tujuan sekaligus melakukan perbaikan.
Pelaksanaan MBO menekankan pemberdayaan anggota organisasi, termasuk mereka yang berada pada tingkat operasional. Prinsip yang digunakan adalah desentralisasi, yaitu membicarakan bersama apa yang harus dicapai, kemudian memberikan ruang kepada setiap anggota untuk menentukan cara terbaik dalam mencapainya.
Dengan demikian, pimpinan tidak semata-mata memberikan instruksi tentang bagaimana suatu pekerjaan harus dilakukan. Pimpinan menetapkan tujuan dan harapan hasil, sedangkan anggota organisasi diberi kesempatan untuk memilih cara yang paling tepat sesuai kompetensi, kondisi, dan sumber daya yang dimilikinya.
Dari MBO Menuju Konsep SMART
Dalam praktiknya, penerapan MBO mulai mengalami penurunan popularitas pada era 2000-an dan tidak sepopuler pendekatan seperti Total Quality Management (TQM). Namun, bukan berarti gagasan MBO ditinggalkan. Konsep tersebut terus dikembangkan dan disempurnakan agar lebih relevan dengan kebutuhan organisasi.
Salah satu pengembangan penting dalam penetapan tujuan adalah konsep SMART, yaitu:
- Specific — tujuan harus spesifik dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda.
- Measurable — pencapaiannya dapat diukur.
- Attainable — tujuan dapat dicapai dengan sumber daya dan kemampuan yang tersedia.
- Relevant — tujuan memiliki keterkaitan dan kontribusi terhadap sasaran yang lebih besar.
- Time-related — tujuan memiliki batas waktu yang jelas.
SMART menjadi alat penting dalam MBO karena membantu organisasi merumuskan tujuan yang dapat dikomunikasikan, dipahami, dan dijabarkan oleh seluruh anggota organisasi.
Salah satu persoalan penting dalam penerapan MBO adalah bagaimana merumuskan tujuan antara pimpinan dan anggota organisasi secara tepat. Tujuan yang ditetapkan di tingkat organisasi harus dapat diterjemahkan menjadi tujuan pada setiap bagian, tim, dan individu. Dengan demikian, aktivitas setiap anggota dapat dikoordinasikan dan diarahkan pada tujuan yang sama.
Penerapan MBO dalam Organisasi
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menerapkan MBO di perusahaan antara lain:
- Menentukan sasaran dan tujuan perusahaan secara jelas.
- Memantau pelaksanaan kinerja dan pengembangan karyawan.
- Mengevaluasi hasil dan proses kerja karyawan.
- Memberikan umpan balik sebagai dasar perbaikan.
- Memberikan penghargaan (reward) dan konsekuensi (punishment) secara adil berdasarkan pencapaian dan kinerja.
Inti manfaat MBO adalah terciptanya keselarasan antara tujuan individu, tim, dan organisasi. Ketika seseorang memahami hubungan antara pekerjaannya dengan tujuan organisasi, ia akan lebih mudah menemukan makna dalam pekerjaannya. Pada akhirnya, pemahaman tersebut dapat meningkatkan motivasi dan mendorong individu maupun tim untuk menjalankan rencana secara lebih konsisten.
Mengapa Tujuan Begitu Penting?
Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai suatu keadaan yang diinginkan yang hendak direalisasikan oleh organisasi, sekaligus sebagai gambaran mengenai keadaan masa depan yang ingin diwujudkan.
Dengan kata lain, tujuan menggambarkan hasil akhir yang ingin dicapai sekaligus arah usaha dan kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapainya.
Karena itu, tujuan bukan sekadar kalimat yang tertulis dalam dokumen organisasi. Tujuan merupakan arah perjalanan organisasi. Tanpa tujuan yang jelas, aktivitas dapat kehilangan arah. Sebaliknya, tujuan yang jelas akan membantu setiap orang memahami prioritas, menentukan tindakan, dan mengukur keberhasilan.
Tujuan adalah cita-cita yang disertai usaha serta pernyataan yang jelas mengenai ke mana organisasi akan dibawa. Tanpa tujuan yang tegas, organisasi akan sulit menentukan langkah kemajuan.
Dalam manajemen, tujuan organisasi memiliki berbagai fungsi penting, antara lain:
- Menjadi pedoman kegiatan, sehingga setiap aktivitas memiliki arah yang jelas.
- Menjadi sumber legitimasi, karena aktivitas organisasi memiliki dasar dan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.
- Menjadi standar pelaksanaan, sehingga hasil kerja dapat dibandingkan dengan sasaran yang telah ditetapkan.
- Menjadi sumber motivasi, karena anggota organisasi mengetahui apa yang hendak dicapai.
- Menjadi dasar pengorganisasian, karena pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab dapat disusun berdasarkan tujuan yang hendak dicapai.
Merumuskan Tujuan yang Tepat
Perumusan tujuan tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Tujuan harus mempertimbangkan kekuatan, kemampuan, sumber daya, serta berbagai kepentingan yang ada di dalam organisasi.
Oleh karena itu, perumusan tujuan pada dasarnya merupakan proses untuk memadukan berbagai kepentingan dan masukan dari pihak-pihak yang terlibat, kemudian mengarahkannya menjadi satu tujuan bersama.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam merumuskan tujuan organisasi adalah:
- Memahami proses perumusan tujuan organisasi.
- Menempatkan manajemen puncak sebagai perumus tujuan umum organisasi.
- Merumuskan tujuan yang realistis, jelas, memiliki alasan yang kuat, sekaligus menantang.
- Memastikan tujuan setiap bidang fungsional harmonis dan konsisten dengan tujuan umum organisasi.
- Melakukan pemantauan dan peninjauan secara berkala terhadap tujuan yang telah ditetapkan agar tetap relevan dengan perubahan lingkungan organisasi.
Tujuan juga perlu disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan organisasi. Tujuan yang terlalu mudah tidak akan memberikan tantangan yang berarti, sedangkan tujuan yang tidak realistis justru dapat menurunkan motivasi. Karena itu, tujuan harus berada pada titik yang mampu mendorong kemajuan sekaligus tetap memungkinkan untuk dicapai.
Unsur yang Mendasari Penetapan Tujuan
Penetapan tujuan pada dasarnya merupakan usaha untuk menciptakan nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. Agar tujuan yang ditetapkan benar-benar relevan, organisasi perlu memperhatikan beberapa unsur yang melatarbelakanginya, antara lain:
- Barang dan jasa yang dihasilkan organisasi.
- Kebutuhan konsumen atau pelanggan yang harus dipenuhi.
- Teknologi yang tersedia dan perkembangan yang terjadi.
- Kelangsungan hidup organisasi (survive) dalam menghadapi perubahan dan persaingan.
- Pelayanan manajemen yang mendukung pencapaian tujuan.
- Konsep diri (self-concept) organisasi, yaitu bagaimana organisasi melihat identitas, kemampuan, dan perannya.
Jangan Terjebak dalam Kesibukan
Pada akhirnya, pesan terpenting dari konsep MBO bukan sekadar bagaimana menyusun tujuan, tetapi bagaimana memastikan setiap aktivitas benar-benar membawa kita lebih dekat kepada tujuan.
Kita sering mengukur produktivitas dari seberapa sibuk seseorang bekerja. Padahal, kesibukan tidak selalu berarti produktivitas. Banyak aktivitas dapat dilakukan setiap hari tanpa memberikan kontribusi yang berarti terhadap tujuan.
Karena itu, sebelum melakukan suatu aktivitas, ada baiknya kita bertanya:
“Apa tujuan dari aktivitas ini?”
Kemudian lanjutkan dengan pertanyaan:
“Apakah aktivitas ini benar-benar membantu saya atau organisasi mencapai tujuan?”
Dua pertanyaan sederhana tersebut dapat membantu kita keluar dari jebakan aktivitas. Kita tidak lagi sekadar sibuk bekerja, tetapi bekerja untuk mencapai sesuatu.
Pada akhirnya, tujuanlah yang memberikan arah pada aktivitas. Aktivitas tanpa tujuan hanya menghasilkan kesibukan, sedangkan tujuan yang jelas akan mengubah aktivitas menjadi langkah-langkah yang bermakna menuju pencapaian.
Maka, jangan hanya bertanya apa yang harus kita kerjakan. Bertanyalah terlebih dahulu: untuk apa kita mengerjakannya?
